Primăria Municipiului Arad face un pas important în direcția digitalizării activității sale, prin semnarea contractului de „Servicii de analiză, proiectare, dezvoltare și implementare sistem informatic integrat (echipamente, licențe, servicii de dezvoltare/implementare IT) pentru simplificarea procedurilor administrative si reducerea birocrației pentru cetățeni”.

Contractul este semnat în cadrul proiectului „Planificare strategică eficientă și implementare de soluții electronice pentru reducerea birocrației” cod MYSMIS 126495/ cod SIPOCA 558, cofinanțat de Uniunea Europeană, din Fondul Social European, prin Programul Operațional Capacitate Administrativă (POCA) 2014-2020, Axa prioritară 2 Administrație și sistem judiciar accesibile și transparente, proiect pe care Municipiul Arad îl implementează în perioada 15.04.2019 – 15.02.2022.

Semnat la data de 8 iunie 2021, contractul  vizează, pe de o parte, realizarea unei platforme integrate pentru servicii electronice pentru cetățeni și totodată, implementarea unei platforme pentru arhivarea electronică şi retrodigitalizarea documentelor din arhivă.

Concret se are în vedere realizarea unei noi pagini de internet a instituției, a unui portal de servicii electronice, extinderea soluției de  management a documentelor, realizarea unei  platforme de arhivare electronică, precum și instruirea funcționarilor în utilizarea acestor instrumente software.

“Se vorbește foarte mult despre digitalizare în România. Ce ne dorim concret, începând din primavara anului viitor? Ne dorim ca documentele să circule în interiorul Primăriei în format digital, semnate electronic. Ne dorim o arhivă a tuturor documentelor, mai cu seamă a celor vechi.  Este un proiect care va ajuta atât cetățeanul cât și funcționarul public în demersurile sale.  Azi am semnat contractul, iar rezultatul final îl așteptăm în primavara anului viitor.”, a declarat primarul Călin Bibarț.

Noul site al instituției va avea o interfață modernă, va fi accesibil atât de pe calculator cât mai ales de pe telefoanele mobile și tablete, va dispune de elemente de accesibilizare, iar datele și serviciile online existente (MyArad,  ghiseulonline.ro) se vor regăsi și ele pe noul site al Primăriei Arad.

Zona de portal servicii electronice va fi zona în care cetățenii odată înregistrați în sistem vor putea să completeze o serie de solicitări, iar Primăria va elibera documentele solicitate în format digital, semnate electronic, pe canale de comunicare diverse. Scopul acestui portal este să eliminăm complet deplasarea fizică a cetățenilor la instituție pentru o serie de servicii, cele care pot fi digitalizate.

Pentru început vor fi digitalizate un număr de 7 servicii:

• Autorizaţii de acces trafic greu
• Autorizaţii de funcţionare
• Avize pentru orarul de funcţionare
• Notificarea vânzărilor de lichidare
• Petiţii – transmitere şi primire răspuns
• Alte comunicări, avize, autorizaţii, certificate, adeverinţe
• Plata electronică a contravalorii serviciilor solicitate (Asociat INDECO)

Softul folosit de Primăria Municipiului Arad încă din anul 2005  pentru managementul  documentelor va fi extins cu o platformă de semnare electronică, cu o soluție de captură și indexare automată pe bază de coduri QR, astfel încât toate documentele care ajung la Primăria Arad să fie supuse unui proces de digitalizare.

“Platforma este gândită pe de o parte să ofere un instrument cetățenilor pentru a limita pe cât posibil deplasarea fizică la instituție. Pe de altă parte este un instrument foarte flexibil și ușor de lucru care îl ajută pe funcționar să nu mai aibă hârtie pe birou, îl ajută să semneze electronic actele emise de instituție ca urmare a unei solicitări de serviciu și îl ajută să dea electronic acte din arhivă cerute de alte instituții. Visul nostru de 23 de ani, de când facem digitalizarea administrației, este… fără hârtie pe birou! Sper să ajung să văd materializat acest vis. Mai mult decât atât la ora actuală cunosc două inițiative legislative care sunt pe masa Parlamentului, care prevăd obligativitatea integrării sistemelor atât pe orizontală cât și pe verticală. Ca implementatori la nivel local a softurilor, suntem dispuși să integrăm platformele locale cu cele naționale.“, a declarat Eugen Crețu, director software la SOBIS Solutions.

Obiectivul general al proiectului „Planificare strategică eficientă și implementare de soluții electronice pentru reducerea birocrației” îl reprezintă îmbunătățirea procesului de luare a deciziei la nivelul Municipiului Arad prin introducerea unor metode și sisteme coerente de fundamentare a deciziilor, corelarea acestora cu resursele disponibile și pregătirea personalului aparatului de specialitate, precum și a consilierilor locali în vederea utilizării acestor instrumente.

Obiectivele specifice ale proiectului vizează:

1. Îmbunătățirea procesului de planificare strategică și alocare a resurselor în cadrul Primăriei Municipiului Arad prin elaborarea Planului Strategic Instituțional aferent anilor 2020 – 2023.
2. Îmbunătățirea corelării între măsurile și planurile de acțiune din principalele documente de politici publice și activitățile de planificare bugetară și alocare a resurselor de către autoritatea publică locală Municipiul Arad prin actualizarea Strategiei Integrate de Dezvoltare Urbană a Municipiului Arad și a Planului de Mobilitate Urbană Durabilă pentru Municipiul Arad pentru perioada post 2020.
3. Implementarea unor măsuri de simplificare pentru cetățeni, în corespondență cu Planul Integrat pentru simplificarea procedurilor administrative aplicabile cetățenilor, atât din perspectiva back-office (adaptarea procedurilor interne de lucru, digitalizarea arhivelor), cât și front-office.
4. Dezvoltarea cunoștințelor și abilităților personalului din cadrul Primăriei Municipiului Arad, în vederea sprijinirii măsurilor vizate de proiect. Este avută în vedere formarea/instruirea, evaluarea/testarea și certificarea competențelor/cunoștințelor dobândite pentru 75 persoane din cadrul grupului țintă, în ceea ce privește planificarea strategică. Obiectivul general al serviciilor de instruire îl constituie familiarizarea persoanelor din grupul țintă cu implicațiile conceptului de planificare strategică.

Principalele rezultate așteptate la nivelul proiectului sunt următoarele:

• Plan Strategic Instituțional pentru perioada 2020-2023 pentru Primăria Municipiului Arad;
• Strategia Integrată de Dezvoltare Urbană a Municipiului Arad actualizată;
• Planul de Mobilitate Urbană Durabilă pentru Municipiul Arad pentru perioada post 2020 actualizat;
• Platformă integrată pentru servicii electronice;
• Platformă integrată pentru arhivare electronică și retrodigitalizare arhivă;
• Cunoștințe și abilități ale personalului Primăriei Municipiului Arad în domeniul planificării strategice.

Valoarea totală a Proiectului este de 3.559.242,40 lei, valoarea eligibilă a Proiectului: 3.559.242,40 lei, valoarea eligibilă nerambursabilă:  3.488.057,55 lei (98%), valoarea eligibilă nerambursabilă din FSE: 3.025.356,04 lei (85%), valoarea eligibilă nerambursabilă din bugetul național: 462.701,51 lei (13%). Iar cofinanțarea eligibilă a Beneficiarului: 71.184,85 lei (2%)

De la 1 ianuarie, Consiliul Județean Arad accelerează digitalizarea instituției! Vor exista mai multe documente electronice și mai puțină hârtie tipărită! Ăsta este proiectul anunțat astăzi de președintele Consiliului Județean, Iustin Cionca. „Apropo de birocrația absurdă din sistemul bugetar. Știți că pentru cumpărarea unei ștampile de 90 de lei este nevoie de trei oferte de preț (sau de o testare de piață), de șapte semnături și trei documente, fiecare în câte două exemplare? Ele se înregistrează la Registratură, un funcționar le plimbă în mapă, iar ultima semnătură este a președintelui Consiliului Județean. Eu semnez de peste 200 de ori în fiecare zi, olograf, documente pe care nu apuc să le aprofundez, bazându-mă pe experiența, profesionalismul și corectitudinea echipei cu care lucrez. Iată de ce (și din multe alte motive, dar ăsta este unul banal, la ordinea zilei), de la 1 ianuarie, Consiliul Județean Arad va accelera digitalizarea.

Digitalizarea nu este un concept abstract, ci o nevoie care derivă din blocajele zilnice mărunte din activitatea fiecărei instituții. Toți directorii Consiliului Județean au semnătură electronică, le-am transmis că vreau cât mai puține hârtii și o viteză cât mai mare!

Dirijăm mai multe resurse pentru arhivarea electronică, pentru circularea on-line a documentelor, încercăm să reducem cât mai mult din activitățile fizice inutile.

Nu va fi ușor, pentru că orice sistem reacționează când încerci să îl schimbi. Dar o facem!”, a declarat Iustin Cionca.

Zilele trecute, Consiliul Județean Arad a anunțat că a fost auditat ISO 9001, ceea ce va ajuta la aplicarea procedurilor de lucru și la circulația documentelor, inclusiv în mediul digital. Consiliul Județean lucrează cu o aplicație de intranet, care în această perioadă este în monitorizare, pentru stabilirea gradului de utilizare și îmbunătățirile ce trebuie să i se aducă, în vederea digitalizării activității instituției. Tot în scopul digitalizării, a fost pregătit un compartiment distinct, care va susține activitatea de arhivare, înregistrare și distribuire electronică a documentelor.